Las escuelas, colegios y universidades desempeñan un papel crucial en la formación de las mentes jóvenes, pero también recopilan y gestionan una gran cantidad de datos personales. Esto incluye calificaciones, registros médicos, datos de contacto, números de seguro social, información financiera e incluso datos de investigaciones en instituciones de educación superior.
A medida que las escuelas recurren cada vez más a herramientas digitales, mantener seguros los datos educativos se vuelve absolutamente crucial y, en algunos casos, mucho más desafiante que cuando estaba todo en papel, escondido en archivadores.
En este artículo, exploraremos cómo las instituciones educativas pueden implementar estrategias de prevención de pérdida de datos (DLP) para proteger la privacidad y seguridad de sus estudiantes, exalumnos y personal.
Comprender los patrones de violación de datos en la educación
En primer lugar, conozcamos el panorama actual de las filtraciones de datos en el sector educativo. El Informe de investigaciones de violaciones de datos de 2023 de Verizon revela que la educación ha experimentado una cantidad notable de incidentes de seguridad de datos en el último año. En total, se notificaron 497 incidentes, de los cuales 238 confirmaron la divulgación de datos. La mayoría (alrededor del 76%) de estos incidentes ocurrieron de una de estas tres formas: intrusión en el sistema, errores varios e ingeniería social.
Mientras que los actores externos representan el 72% de las infracciones, los actores internos son responsables del 29%. Esta combinación de amenazas externas e internas presenta un panorama de seguridad complejo. ¿Por qué alguien apuntaría a las instituciones educativas? El motivo detrás de la mayoría de las infracciones es, como ocurre en la mayoría de las industrias, una ganancia financiera del 92%. Pero el espionaje (8%), la conveniencia (1%) e incluso la diversión (1%) no lo vieron venir, ¿verdad? – también motivan a los ciberdelincuentes.
Además de comprender los patrones de filtraciones de datos en el sector educativo, es necesario reconocer las profundas implicaciones financieras, reputacionales y operativas que estos incidentes pueden tener. Las violaciones de datos generan importantes costos directos e indirectos, incluidas pérdidas financieras relacionadas con la recuperación de datos y la respuesta a las violaciones, acciones legales, multas regulatorias, daños a la reputación de una institución y pérdida de productividad.
Ahora que hemos visto lo importante que es proteger los datos en el sector educativo, echemos un vistazo a cómo hacerlo.
Estrategias para DLP en instituciones educativas
Cuando se trata de salvaguardar datos confidenciales en instituciones educativas, no hay una solución única que sirva para todos. Cada escuela o universidad tiene su panorama y necesidades de datos únicos, por lo que cuando esté creando un sistema de gestión de seguridad de la información , asegúrese de adaptarlo a su entorno específico.
1. Clasificación de datos
Cree un esquema de clasificación de datos que categorice los datos según su sensibilidad. Priorizar los datos le permite a usted (y a su software DLP) centrar sus medidas de protección donde más importan.
Por ejemplo:
Datos públicos : información que está disponible gratuitamente y que no supone ningún riesgo cuando se comparte.
Datos internos : Datos que deben conservarse dentro de la institución y no divulgarse externamente.
Datos confidenciales : información altamente confidencial, como registros de estudiantes, datos de salud o resultados de investigaciones.
2. Controles basados en políticas
Cree políticas que hagan cumplir los procedimientos de manejo de datos de acuerdo con las necesidades de su institución educativa. Las políticas personalizadas brindan claridad a los usuarios y garantizan que comprendan sus responsabilidades con respecto a la protección de datos.
Estas políticas pueden incluir:
Políticas de uso aceptable : Definir cómo el personal y los estudiantes pueden utilizar los recursos institucionales y acceder a los datos.
Políticas de intercambio de datos : Especificar qué tipos de datos se pueden compartir y con quién, tanto dentro como fuera de la institución.
Políticas de respuesta a incidentes : Establecer procedimientos a seguir en caso de una violación de datos o un incidente de seguridad.
3. Establecer controles de acceso
Al controlar estrictamente quién puede acceder a datos específicos, se reduce significativamente el riesgo de una posible vulneración. Seguir el principio de privilegio mínimo es fundamental en la seguridad de los datos independientemente de la industria. Aplique un concepto como el enfoque Zero Trust , asegurándose de otorgar permisos según sea necesario.
Este enfoque garantiza que incluso si se produce una infracción, el impacto sea limitado porque los datos confidenciales permanecen fuera del alcance del personal no autorizado.
Aquellos con acceso a registros estudiantiles confidenciales deben tener permisos solo para los registros específicos que necesitan para sus funciones laborales. Por ejemplo, el personal de la cafetería no necesita acceso a los registros médicos de los estudiantes y los profesores de música no deberían tener acceso a los historiales financieros.
4. Educar a los estudiantes y al personal y monitorear las actividades.
Muchos incidentes de seguridad en el sector educativo se deben a errores del usuario más que a intenciones maliciosas. Por ejemplo, los estudiantes pueden manejar mal los datos sin querer, y la naturaleza abierta de los entornos educativos puede hacerlos susceptibles al acceso no autorizado.
Puede abordar estos problemas de la siguiente manera:
Capacitación de usuarios : eduque a los estudiantes, el personal y los profesores sobre la importancia de la seguridad de los datos, incluido cómo reconocer los intentos de phishing y evitar fugas de datos no intencionales.
Aprenda de los errores : puede crear oportunidades educativas siguiendo cualquier activación del sistema DLP. Por ejemplo, si a un usuario se le impide enviar un correo electrónico no cifrado que contenga datos confidenciales, realice un seguimiento con un correo electrónico o un vídeo explicativo. Esto permite a los usuarios comprender no sólo qué salió mal sino también cómo trabajar de forma segura en el futuro.
Monitoreo avanzado : Implemente un monitoreo avanzado para las actividades de los estudiantes y amenazas internas . Esto podría incluir el seguimiento de cambios en los registros de los estudiantes o el seguimiento del acceso de los usuarios a datos altamente confidenciales.
Navegando por el panorama regulatorio: una perspectiva global
Las instituciones educativas de todo el mundo están sujetas a una gran variedad de normas de protección de datos . Estas regulaciones tienen como objetivo garantizar la privacidad y seguridad de la información confidencial y también pueden aplicarse al sector educativo.
Por ejemplo, en los Estados Unidos, la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) exige que los registros educativos, incluidos los expedientes académicos y los registros disciplinarios, deben almacenarse de forma segura y compartirse únicamente con personas autorizadas. En el Reino Unido, las instituciones educativas deben cumplir con regulaciones como la Ley de Libertad de Información y el RGPD del Reino Unido si manejan datos personales. Mientras tanto, en la UE, el RGPD ha establecido un estándar de oro para la protección de datos, imponiendo reglas estrictas sobre el procesamiento de información personal en todas las industrias.
Si bien estas regulaciones varían, las soluciones DLP ofrecen una herramienta poderosa para abordar inquietudes y requisitos individuales. A través de la inspección de contenido y la aplicación de políticas, los sistemas DLP pueden garantizar que los datos se utilicen de conformidad con estas regulaciones, evitando el acceso o el intercambio no autorizado. Al monitorear los movimientos de datos y aplicar cifrado y controles de acceso, las soluciones DLP alinean a las instituciones educativas con los estándares globales de protección de datos, independientemente de la ubicación o las regulaciones específicas.
Aplicaciones del mundo real de DLP en educación
Echemos un vistazo a algunos ejemplos del mundo real en los que las soluciones DLP podrían resultar invaluables para proteger datos personales y confidenciales en instituciones educativas.
Prevención de la divulgación de datos no autorizada
Imagine un escenario en el que un administrador escolar pretendía compartir el boletín estudiantil con el personal pero accidentalmente adjuntó un archivo que contenía las calificaciones de los estudiantes. Sin un sistema DLP eficaz, este error podría haber dado lugar a la divulgación no autorizada de datos confidenciales. Sin embargo, con DLP implementado, el sistema habría detectado automáticamente el intercambio inadecuado de calificaciones de los estudiantes y habría detenido la transmisión, evitando fugas de datos.
Salvaguardar la investigación y la propiedad intelectual
En la educación superior, la investigación y la propiedad intelectual son activos preciosos. Los profesores y los estudiantes trabajan incansablemente para generar datos y conocimientos. Las soluciones DLP pueden proteger estos tesoros intelectuales garantizando que no caigan en las manos equivocadas. Por ejemplo, si un estudiante intentaba descargar materiales de investigación en una unidad USB no autorizada, DLP intervendría, bloqueando la acción, protegiendo los datos de propiedad de la institución y alertando a los administradores sobre el evento en tiempo real.
Prevención de ataques de phishing e ingeniería social
Las instituciones educativas son objetivos principales de ataques de phishing e ingeniería social. Un pirata informático que se haga pasar por un administrador podría intentar engañar a un estudiante para que revele sus credenciales de inicio de sesión. Las soluciones DLP acuden al rescate reconociendo la actividad sospechosa y bloqueando el acceso antes de que los datos se vean comprometidos, y alertando a los administradores sobre el evento.
Proteger las huellas digitales de los estudiantes
Los estudiantes de hoy están cada vez más en línea y sus huellas digitales son extensas. Los sistemas DLP monitorean activamente las transferencias de datos y los canales de comunicación, interviniendo cuando un estudiante intenta accidentalmente enviar información confidencial al destinatario equivocado.
Safetica: un DLP personalizado para la excelencia educativa
El futuro de la educación es innegablemente digital, y sólo a través de una DLP eficaz el sector educativo podrá garantizar la seguridad de su activo más valioso: la información. Safetica ofrece soluciones DLP diseñadas para salvaguardar datos confidenciales dentro de las instituciones educativas.
Así es como Safetica apoya al sector educativo:
- Monitoreo de comportamiento e identificación de riesgos : Safetica emplea algoritmos avanzados para monitorear el comportamiento del usuario dentro de su entorno educativo, identificando rápidamente desviaciones de las normas de seguridad establecidas.
- Control de intercambio de archivos : Safetica permite a los administradores gestionar de forma proactiva el intercambio de archivos, evitando el acceso no autorizado a registros académicos confidenciales y datos de investigación.
- Respuesta a incidentes : en caso de un incidente de seguridad, Safetica agiliza la respuesta y la mitigación, proporcionando información detallada sobre las violaciones.
- Integración y escalabilidad : Safetica se integra perfectamente con su infraestructura educativa y se escala para adaptarse al crecimiento de su institución. Nos enorgullecemos de ofrecer DLP que es fácil de usar.
Al asociarse con Safetica, no solo protege los datos de su institución; está asegurando el futuro de la excelencia educativa. Safetica es su aliado para navegar con confianza en el panorama de la educación digital.
Autor
Petra Tatai Chaloupka
Cybersecurity Consultant
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